Enligt gällande dataskyddslagstiftning får personuppgifter bara samlas in för ”särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål.” Den som samlat in uppgifterna får inte senare behandla dem på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Dessutom måste den som samlat in uppgifterna ha ett lagligt stöd för sin behandling, så kallad rättslig grund. Vår behandling av dina personuppgifter vilar på en eller flera av följande rättsliga grunder:

• Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig (”avtal”),
• Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en skyldighet vi har enligt en annan lag (”rättslig förpliktelse”),
• Behandlingen är nödvändig för våra berättigade intressen och dina intressen av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (”intresseavvägning”), eller
• I vissa specifika fall, efter att du har lämnat ditt samtycke till den aktuella behandlingen (”samtycke”).

I de allra flesta fallen utgörs den rättsliga grunden av avtal, rättslig förpliktelse eller intresseavvägning. I vissa fall förutsätter dock vår behandling ditt samtycke. I sådana fall kommer vi att hämta in ditt samtycke för den aktuella behandlingen innan den påbörjas.

Du kan alltid kontakta oss om du har frågor om integritets och dataskyddsfrågor genom att skicka ett epostmeddelande till oss på support@preactly.com.

Nedan redogör vi dels för de ”berättigade ändamål” som vi samlar in dina personuppgifter för, dels enligt vilken rättslig grund vi gör detta.

Enligt gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få information om när och hur vi behandlar dina personuppgifter. Du har dessutom rätt att i vissa fall ta del av dina personuppgifter eller få de flyttade, rättade eller raderade. Mer information om dina rättigheter finns här:

1. Rätt till information
2. Korrekta uppgifter
3. Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”)
4. Rätt till begränsning av behandling
5. Dataportabilitet
6. Rätt att göra invändningar
7. Klagomål
8. Skadestånd

2.1          Rätt till information

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Vi får inte heller lämna ut information som kränker någon annans rättigheter. En sådan begäran skickar du till adressen nedan. Märk kuvertet ”Dataskydd”.

Preactly AB

Kungsgatan 12

652 24 Karlstad

För att vara säkra på att registerutdraget inte skickas till fel person, skickar vi dem till din folkbokföringsadress.

2.2          Korrekta uppgifter

Vi försöker hela tiden se till att dina personuppgifter är korrekta och uppdaterade. Om vi upptäcker felaktiga eller ofullständiga uppgifter, försöker vi att korrigera dem alternativt ta bort dem.

Om uppgifter rättas efter din begäran, måste vi informera dem som vi har delat din information med om rättelsen. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats för oss. Din rätt till information medför att du har rätt att få veta vilka vi delat din information med.

2.3          Rätten att bli glömd

Vi sparar dina personuppgifter så länge som du är användare av våra tjänster. Om du slutar att använda våra tjänster, kommer vi att radera dina personuppgifter inom 24 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid. Vi har valt 24 månader för att ditt konto inte ska raderas om du på grund av föräldraledighet, tjänstledighet eller sjukskrivning är frånvarande under en längre period.

Som användare har du alltid rätt att vända dig till oss och be att dina personuppgifter raderas. Vi är skyldiga att radera uppgifterna i följande fall:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för

• Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket

• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas

• Om den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse

• Om personuppgifterna har behandlats olagligt

• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Om uppgifter raderas efter din begäran, måste vi informera dem som vi har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats för oss. Du har även rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

2.4          Begränsad åtkomst

Du kan i vissa fall ha rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras i våra system så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

När begränsningen upphör ska du informeras.

2.5          Dataportabilitet

Den som har lämnat sina personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda sina personuppgifter på annat håll (dataportabilitet). Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning för dataportabilitet är att mottagaren behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig och det gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat.

2.6          Rätt att göra invändningar

Den registrerade har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av hans eller hennes personuppgifter.

Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas efter en intresseavvägning.

Om den registrerade invänder mot en sådan behandling, får den personuppgiftsansvarige endast fortsätta att behandla uppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Den enskilde har alltid rätt att invända mot att hans eller hennes personuppgifter används för direkt marknadsföring. En sådan invändning kan göras när som helst. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

2.7          Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering uppmanas du att anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

2.8          Skadestånd

En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen.

​Den enskilde kan begära skadestånd från den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet eller väcka skadeståndstalan i domstol.

Vi kan komma att behandla dina personer i följande situationer:

1. Tillhandahållande av våra produkter och tjänster:

a) Användare våra produkter och tjänster

b) Administratör för arbetsgivare

c) Visat intresse för våra produkter eller tjänster

d) Support

e) Informationssäkerhet och beivrande av missbruk

      2. Kommunikation om produkter och tjänster

      3. Utveckling av produkter och tjänster

      4. Statistiska analyser

      5. Marknadsföring

      6. Genom att interagera genom vår webbplats:

a) Cookies

b) Anmälan till nyhetsbrev

c) Säkerhet och prestanda

      7. Kontakt via sociala media

3.1          Tillhandahållande av våra produkter eller tjänster

För att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig måste vi i många situationer behandla dina personuppgifter, närmare bestämt om du:

• Använder våra produkter och tjänster

• Är administratör av konto för våra produkter och tjänster

• Varit i kontakt med vår support

• Testar våra produkter och tjänster eller får en demonstration av dem

3.1.a       Användare

Om du som anställd eller inhyrd personal använder våra produkter och tjänster, kommer vi att behandla dina personuppgifter i den omfattning som behövs för att vi ska kunna:

• Identifiera dig som användare,

• Fullfölja vårt avtal med din arbetsgivare om leverans av produkter och tjänster

• För att hantera eventuella klagomål eller reklamationer,

• I övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt användaravtal med dig.

De uppgifter vi kan komma att behandla är:

• Namn

• Kontaktuppgifter i form av e-postadress och telefonnummer

• Ort, region, kontor eller motsvarande funktionell beskrivnign av arbetsställe

• Avdelning, enhet, verksamhetsområde, arbetsgrupp eller motsvarande funktionell beskrivning som visar vilken del av verksamheten du arbetar i

• Tjänstebeskrivning, yrkeskategori eller roll (eller motsvarande som anger typ av tjänst)

• Uppgift om hur din arbetstid är förlagd (normal kontorstid, kväll, natt, jour m.m.)

• Tjänstens omfattning (heltid, deltid eller timanställning)

• Anställningstid (nyanställd osv)

• Anställningsform, d om du är anställd för viss tid (”visstidsanställd”) eller tills vidare (”fast anställd”).

De ovan beskrivna behandlingarna är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla den produkt eller tjänst som vi träffat avtal om med din arbetsgivare och i det användaravtal som du ingått med oss. Den rättsliga grunden för behandlingen är därför fullgörandet av avtal)

Vi kommer att behandla dina personuppgifter så länge som du är användare samt 24 månader därefter.

3.1.b      Administratör

Om du är administratör för din arbetsgivare, kommer vi att behandla dina personuppgifter i den omfattning som behövs för att vi ska kunna:

• Identifiera dig som administratör

• Fullfölja vårt avtal med din arbetsgivare och dig som administratör om leverans av produkter och tjänster

• För att hantera eventuella klagomål och reklamationer

• I övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med din arbetsgivare

De uppgifter vi kan komma att behandla är:

• Namn

• Kontaktuppgifter i form av e-postadress och telefonnummer

• Din roll som administratör

De ovan beskrivna behandlingarna är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla den produkt eller tjänst som vi träffat avtal om med din arbetsgivare och i det användaravtal som du ingått med oss. Den rättsliga grunden för behandlingen är därför fullgörandet av avtal)

Vi kommer att behandla dina personuppgifter så länge som du är administratör samt tolv månader därefter.

3.1.c       Visat intresse för våra produkter eller tjänster

För att vi ska kunna erbjuda våra produkter och tjänster till dig måste vi i många situationer behandla dina personuppgifter, närmare bestämt om du:

• Har efterfrågat en offert

• Har lämnat din information till oss i samband med ett event som vi har arrangerat eller deltagit i

• Testkört våra produkter och tjänster eller fått en demonstration av dessa

• Har uttryckt intresse av att finna ett samarbete med oss

De uppgifter vi kan komma att behandla är de uppgifter du själv lämnar till oss i samband med kontakten, vanligen kontaktuppgifter (arbetsgivare, namn, adress, e-postadress och telefonnummer.

För att vi ska kunna marknadsföra våra produkter och tjänster, utgår vi från att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att inte omfattas av vår behandling. Den rättsliga grunden för behandlingarna är därför intresseavvägning.

Har du efterfrågat/fått en offert, kommer vi att spara dina uppgifter i sex månader från och med din förfrågan. Har du lämnat dina uppgifter vid förfrågningar via webbplats eller i samband med event, kommer vi att spara dina uppgifter i tre månader från det att du lämnade dem till oss.

3.1.d      Support

Om du kontaktar vår support, behöver vi kunna identifiera dig som användare eller administratör och vi kommer i många fall behöva uppgifter om dig för att kunna hantera reklamationer, klagomål och frågor. De uppgifter vi kan komma att behandla är de uppgifter du själv lämnar till oss i samband med kontakten, såsom kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer.

Om vi tar emot ett klagomål från någon, skapar vi ett ärende som innehåller information om klagomålet. Ärendet innehåller normalt såväl den klagandes identitet som identiteten för övriga personer som berörs av klagomålet.

Vi måste oftast avslöja den klagandes identitet till den som klagomålet rör. Detta är oundvikligt när riktigheten av en persons agerande är föremål för ett klagomål. Om en klagande inte vill att information som identifierar honom eller henne avslöjas, kommer vi att försöka respektera detta. Det kan dock vara omöjligt att behandla ett klagomål på anonym grund.

De ovan beskrivna behandlingarna är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla support avseende den tjänst du använder eller för att avhjälpa fel. Vår skyldighet att avhjälpa fel kan dels framgå av avtal. Rättslig grund för behandlingen är därför fullgörande av avtal.

Från tid till annan kan telefonsamtal till vår support komma att spelas in i utbildningssyfte. Information om detta kommer att ges innan samtalet kopplas fram till vår kundtjänst. Inspelningarna kommer att sparas under tre veckor.

Har du fått ett ärende registrerat av vår support, kommer vi att spara dina uppgifter under hela handläggningstiden samt tre veckor därefter.

3.1.e       Informationssäkerhet och beivrande av missbruk

Vi behandlar personuppgifter i syfte att tillgodose säkerhet för alla våra produkter och tjänster, för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren för de tjänster som vi tillhandahåller. Vi behandlar även dessa uppgifter för att upptäcka och förhindra bedrägerier. De uppgifter som kan komma att behandlas för detta ändamål är till exempel IP-adresser och information om din dator eller mobila enhet.

Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna, varför den rättsliga grunden är fullgörande av avtal.

Vi kommer att spara dessa uppgifter i tre månader.

3.2          Kommunikation om produkter och tjänster

Vi kan komma att behandla personuppgifter när vi behöver kommunicera med dig för att tillhandahålla serviceinformation eller uppdateringar av produkterna och tjänsterna vi enligt avtal tillhandahåller dig. Vi behandlar även personuppgifter när du kontaktar vår support.

Vi kan även komma att behandla uppgifter som vi från tid till annan separat samlar in från dig, till exempel om du valt att svara på en kundersökningsenkät som vi skickat till dig.

Våra berättigade intressen för denna behandling är att hålla dig som användare eller administratör informerad om våra produkter och tjänster och dess tillgänglighet samt för att förbättra våra produkter och tjänster. I samband med sådan behandling, kan vi komma att använda dina kontaktuppgifter (namn, e-postadress, telefonnummer) och uppgifter om vilka produkter och tjänster du använder.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för ovanstående ändamål så länge som du är användare eller administratör samt tolv månader därefter.

3.3          Utveckling av produkter och tjänster

Vi behandlar personuppgifter för att utveckla vår verksamhet i form av våra produkter och tjänster. För sådana ändamål kan vi komma att sammanställa statistik för analysbehov.

Våra berättigade intressen för sådan behandling är att optimera våra produkter och tjänster för våra användare. För att tekniskt kunna genomföra detta kan vi komma att använda kontaktuppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer. Vi kommer även att behandla uppgifter om din dator eller mobila enhet, t.ex. version och modell.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för ovanstående ändamål så länge som du är användare eller administratör samt tolv månader därefter.

3.4          Statistiska analyser

Vi kommer att bearbeta information som vi får från våra användare för att kunna generera statistiska analyser. Innan vi använder information för sådana ändamål kommer vi att anonymisera den, vilket innebär att ingen information kan härledas till dig som användare. Detta medför att vi inte behandlar personuppgifter för statistiska ändamål.

3.5          Marknadsföring

Vi behandlar olika slags personuppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster direkt till dig. För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till exempel brev, sms, telefon, epost och via våra webbplatser.

För att du ska ha möjlighet att säga upp prenumerationen på ett visst e-postnyhetsbrev eller liknande utskick, kommer det att finnas anvisningar i varje utskick om hur du kan gå tillväga för att avböja framtida kommunikation.

Våra berättigade intressen för sådan behandling är att marknadsföra våra befintliga eller nya produkter eller tjänster. Vi kan därför komma att använda dina kontaktuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-postadress), uppgifter om din anställning (tjänst, roll eller yrke) samt demografiska uppgifter (kön, ålder och postnummer) samt uppgifter om vilka produkter eller tjänster du använder.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för ovanstående ändamål så länge som du är användare samt ett år därefter.

3.6          Besök på våra webbplatser

När någon besöker våra webbplatser, såsom www.preactly.com och www.preactly.com, använder vi en tredjepartstjänst, Google Analytics, för att samla in information och detaljer om besökarnas beteendemönster. Vi gör detta för att ta reda på antalet besökare på de olika delarna av webbplatsen. Denna information behandlas utan att någon identifieras. Vi gör inte några försök att ta reda på identiteten hos dem som besöker vår webbplats och vi tillåter inte heller att Google gör det. Om vi vill samla personligt identifierbar information via vår webbplats kommer vi att informera om detta i förväg. Vi kommer i så fall att redogöra för när vi kommer att samla in personuppgifter och förklara vad vi tänker göra med dem.

3.6.a          Användning av cookies

Du kan läsa mer om hur vi använder cookies i vår Cookie-policy.

3.6.b          Nyhetsbrev

Vi samlar statistik kring öppnandet av e-post om vi tillhandahåller nyhetsbrev och denna hjälper oss att övervaka och förbättra vårt nyhetsbrev. De uppgifter vi kan komma att behandla är din e-postadress.

Är du användare eller administratör, kan den rättsliga grunden för vårt utskick vara en intresseavvägning. Du kan även ha lämnat ditt samtycke till mottagande av nyhetsbrev i samband med ett event eller i annan kontakt med oss. Oavsett vilken rättlig grund vår behandling vilar på, så har du rätt att när som helst avböja fler utskick genom att meddela oss detta.

Din e-postadress behandlas för ovanstående syfte till dess att du avböjer fler framtida utskick.

3.8       Sociala media

Om du skickar oss ett meddelande via sociala medier, såsom Facebook och LinkedIn, kommer meddelandet att lagras i tre månader. Meddelandet kommer inte att delas med några andra företag eller organisationer.

4.1          Information som du delar med dig av

Vi samlar in personuppgifter från dig på flera olika sätt. Det kan till exempel ske när du själv lämnar dina uppgifter när du använder våra produkter eller tjänster, kontaktar vår support eller bokar en demonstration av våra produkter och tjänster. Vi kan komma att samla in följande personuppgifter från dig:

• Namn

• Kontaktuppgifter i form av e-postadress och telefonnummer

• Ort, region, kontor eller motsvarande funktionell beskrivning av arbetsplats

• Avdelning, enhet, verksamhetsområde, arbetsgrupp eller motsvarande funktionell beskrivning som visar vilken del av verksamheten du arbetar i

• Tjänstebeskrivning, yrkeskategori, roll eller annan eller motsvarande som anger typ av tjänst

• Uppgift om hur din arbetstid är förlagd (normal kontorstid, kväll, natt, jour m.m.)

• Tjänstens omfattning (heltid, deltid eller timanställning)

• Anställningstid

4.2         Information som vi samlar in om dig

När du använder våra tjänster eller besöker vår webbplats, kan vi automatiskt komma att samla in information om dig.

När du använder våra tjänster kan vi komma att samla in följande personuppgifter:

• Kontaktuppgifter (namn, adress, e-postadress och telefonnummer)

• Information om använda tjänster

• Positioneringsuppgifter som uppkommer till följd av inställningar i din webbläsare

• Information om hur du interagerar med oss (hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig).

• information om din dator eller mobila enhet (såsom IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, tidszon, operativsystem, plattform och skärmupplösning).

4.3          Känslig information

Vi samlar inte in information som rör ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller sexualliv. Däremot kan vi att komma att behandla uppgifter om din hälsa. Genom att godkänna denna policy och ingå användaravtal med oss, lämnar du ditt uttryckliga samtycke till att vi behandlar de uppgifter om din hälsa som du delar med dig av till oss när du använder våra produkter och tjänster.

Personnummer utgör inte känsliga personuppgifter enligt gällande lagstiftning, men i den mån som personnummer lagras av oss, behandlar vi dem som särskilt skyddsvärda.

5.1          För att tillvarata dina rättigheter när vi delar din information till våra tjänsteleverantörer eller andra affärspartner, sker all delning i enlighet med skriftliga avtal som reglerar mottagarens rättigheter och skyldigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter.

5.2          Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till tredje man om vi inte har ditt godkännande att göra det. Vi kommer heller inte att dela dina personuppgifter med tredje man.

5.3          Vi kan komma att dela data med tredje man som du som användare genererar när du använder våra produkter och tjänster, men alla personuppgifter kommer i sådana fall anonymiseras innan överföring till tredje man sker. Någon behandling av personuppgifter sker därmed inte.

5.4          Följande parter kan vi komma att dela dina personuppgifter med:

1. Din arbetsgivare

2. Våra leverantörer

3. Tredjepartsapplikationer

5.4.a       Din arbetsgivare

Din arbetsgivare kommer att ha möjlighet att ta del av information på gruppnivå, men inte på individnivå.

5.4.b      Våra leverantörer

Vi kan komma att dela dina personuppgifter till våra leverantörer och som i förhållande till dig utgör tredje part. För att kunna utföra de tjänster vi köper in eller för att utveckla våra produkter och tjänster, måste våra leverantörer i flera situationer behandla dina personuppgifter.

5.4.c       I de avtal vi ingår med våra leverantörer finns tydliga föreskrifter om hur dessa får behandla dina personuppgifter som vi delar till dem. Vi är dock skilda juridiska enheter. Vi kan därför normalt sett inte hållas ansvariga om de inte följer tillämplig lagstiftning. Om du har frågor avseende en leverantörs användning av dina personuppgifter, kan du kontakta oss på support@preactly.com för att få information om vilka leverantörer som behandlat dina personuppgifter.

Vi kommer huvudsakligen att behandla dina personuppgifter i Sverige. Överföring till annat EU-land kan förekomma. Undantaget är e-postutskick från applikationen, vilket sker via tjänsten Postmark (postmarkapp.com) som ligger i USA. 

Preactly AB är registrerat hos Bolagsverket med organisationsnummer 559203-9415 och har sitt säte på Kungsgatan 12, 652 24 Karlstad. Preactly AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när vi behandlar dem för vår egen räkning och personuppgiftsbiträde när vi behandlar dem för din arbetsgivares räkning och följer svensk dataskyddslagstiftning.

Du kan alltid ställa dina frågor om vår behandling av dina personuppgifter på support@preactly.com.

Vi kommer att meddela dig innan vi genomför väsentliga ändringar av denna policy och ge dig möjlighet att granska den reviderade policyn.

Integritetsskyddspolicyn uppdaterades senast 191001.